会議を長引かせる5つの罠とその対処法

 

この記事の対象読者:

  • 長時間の会議に辟易している現場社員
  • 自分の主催する会議でいつも居眠りする人がいて困っている議長
  • 会議のファシリテーションスキルを向上させたい人

 

この記事を読んで得られるもの:

  • 会議を短く終わらせるためのポイント
  • 会議で最大限の成果を出すためのポイント

 

昨今、日本でも「働き方改革」が叫ばれて久しい。安倍内閣が推進する働き方改革では、個々人のワークライフバランス(仕事とプライベートが個々人に合った適切なバランスで実現されている状態)の実現を目標とし、個々人の置かれた状況や環境に合わせた多様な働き方を認める社会を目指している。

 

 

「働き方改革」の背景には、日本の抱える以下のような課題が存在している。

 

 ・少子高齢化による労働人口の減少

 ・先進国の中でも突出して低い生産性

 ・長時間労働の常態化

 

これらの課題は、政府や日本の大手企業だけの問題ではなく、日本で働く私たちにとっても重要な問題である。

 

本稿では特に「長時間の会議」というキーワードに焦点を当てて考えてみたい。

 

 

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日本の会議は長い?生産的?

 

日本の会議は諸外国と比較しても長いと言われている。これは日本人特有の集団で物事を決めたい(=意思決定者の決断力が弱い)風土に由来している部分が大きいが、こと効率的な会議を行うとなるとこの風土にはデメリットも多い。

 

 

ある調査では日本の会議の70%以上は無駄な時間だと言われている。これは現場のSEである筆者の感覚でも同様だ。SEの仕事はステークホルダーの調整が肝要で、ことPM(プロジェクトマネージャー)やPL(プロジェクトリーダー)を行う立場に着いた際には業務の大部分を調整ごとに割かざるを得ないし、それがミッションでもある。そのため、会議の効率化はSEの業務の効率化と大きく関連しているのだ。

 

 

ある程度の規模を持つ日本企業ではこうした調整において対面のミーティングを重視する傾向が強く、「何かあればとりあえず会議」という風潮は根強い。こうした中で、SEの生産性は、「長い会議をいかに減らして、会議に使う時間をいかに減らすか」ということが重要なポイントになる。

 

 

まずは、会議に費やされる時間は、自分が想像している以上に多く、そして会議の成果は自分が想像している以上に少ないということを、まずは意識してみよう。さらに、会議は参加者全員の時間をまとめて拘束するということを忘れてはならない。つまり、参加者全員の時間当たりのコストをまかなえるだけの成果を出せている会議なのか、ということを意識すべきである。

 

 

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陥りがちな長い会議の原因と対策

 

罠1 開始時間を守らない

会社の風土にもよるが会議の開始時間を守らない人は多い。特にSEの業界では相対的に多いように感じる。日々のミーティングが多いことで、緊張感が薄れてしまうことや、前の会議の延長を引きずることなどが原因だ。遅刻者を待つ間の全員の時間が無駄になるため、10人の会議に1人の上席者が5分遅刻することで、実に5分*9人=45分もの時間が無駄になってしまうのだ。

 

 

[対処法] 定刻で開始する

時間になったら、その人抜きで始められる話題から会議を始めてしまおう。皆が会議に集中しているところに遅れてくることで、申し訳なさを感じてもらえる。その上で、会議後に丁寧に次回は遅れずにきてもらえるようにお願いしよう。

 

絶対にやってはならないのが全員揃うまで待つこと。時間通りに到着した人に失礼だし、遅れても良い、いい加減な会議なのか。という印象を与えてしまう。また、遅刻者に対して後ろめたさを感じさせ、行動を変えさせることも難しくなるためだ。

 

 

罠2 特定の有識者のみでの会話になる

複数の役割の人間同士が集まる場で、全員参加できない議題に延々時間を使ってしまう状態は陥りやすい罠の一つだ。

 

例えば、開発、営業、企画など様々な役割の人間が参加する会議で、開発の人間同士がシステムのコアな技術に関する議論でヒートアップしてしまい、営業と企画の者が途方にくれてしまう、と言った具合だ。

 

[対処法] 後で話してもらう

その場で解決できるレベルの話であればよいが、そうでないと判断できた場合は一旦、持ち帰り事項として参加者を絞って別の場で議論してもらうよう誘導しよう。そして例えば次回までの宿題として、次回のミーティングでは結果を当事者たちの認識が統一できた状態でもってきてもらおう。

 

 

罠3 議題の脱線

特に、経験豊かで発言権のある上席者が、会議の意図が明確に伝わっていない状態で会議に参加した場合に発生しやすい罠が議題の脱線だ。

 

経験豊富であるが故、「そういえば・・・」と本来の議題からは少し離れた部分が気になってしまったり、話題を広げられたりしてしまう。こうした上席者は会議でも発言権が強い場合が多く、機嫌をそこねると会議の成果(=意思決定)にも影響が出かねないため、周囲も気を使わざるを得ない。

 

[対処法] 話を引き戻す

正攻法だが、意外と難しい方法だ。気分を害さぬよう質問形式で相手に気付いてもらうのが効果的だ。

 

例えば、「すみません、わからなくなってしまったのですが、今の議題ってなんでしょう?」というように質問形式で聞いてみることで、上席者の気分を害さぬよう相手自身に気付いてもらおう。

 

罠4 事前の準備が不足している

ファシリテーター(議長)にもよるが、会議の準備不足が無駄な時間を生み出すことは多い。状況説明や背景などは事前に情報を展開しておき、読み込んでもらうことで省くことができるにもかかわらず、会議に参加してから「そもそも」の話になってしまってやりたかったことが出来ない会議は多い。

 

[対処法] アジェンダのない会議はやらない

極端なようだが、アジェンダが用意できないほど準備不足な会議は延期したほうが賢明だ。それほど会議の準備は重要だ。緊急時を除いてアジェンダ無く始まる会議が生産的であることは皆無と言っても良いだろう。会議の目的や期待するOutput、どの議題にどの程度の時間を使うのかという認識が、参加者の間で統一されないままに進行することになるからだ。

 

アジェンダ無く始まる会議で成果を出すことは、例えるなら地図を持たずにジャングルに踏み込み、各々の考える目的地で合流しようとすることに近い。

 

 

罠5 議題を終えても話し続ける

会議の議題が滞りなく完了したにも関わらず、なんとなく時間まで喋り続けてしまうと言う経験は誰しもあるだろう。ファシリテーターに権限が少なく、上席者が多い会議でしばしば発生する状態だ。

 

[対処法] 一度締める

会議の最後はファシリテーターが形だけでも締めを行おう。雑談をしたい人は残ってすればよいし、一度締まっているので関係のない人は心置きなく退席することができる。

 

締めでは議事録を確認し、宿題事項と担当者、期限と次の会議があればその予定を共有し、閉会を宣言しよう。

 

まとめ

本稿では、会議の時間を無駄にする陥りやすい罠を紹介した。会議から無駄な時間を減らすことで、自分の時間を確保できるだけでなく他の参加者まで含めた多くの時間を捻出することができる

 

自身がファシリテーターを務める際には勿論、いち参加者として参加する場合にも罠を意識し、回避できるような行動に務めよう

 

 

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