新人SEの議事録作成

議事録を制するものは会議を制する

SEの職場では、システムの仕様を議論したり、顧客と要件を調整したり、不具合の対応策を話し合ったりと、会議の頻度が高く、議事録を作成する機会は多い。

 

新人SEにとって、議事録はまず身につけるべき業務の一つであり、日々たくさんの議事録をとっているという人も多いだろう。

 

議事録作成は、新人や新しくチームに配属された人がまず任される業務だが、会議に参加した人が議事内容を振り返り、会議に参加していない人が効率的に情報をキャッチアップするための重要な資料である。

 

本稿では、より良い議事録を書くための方法について考えてみたい。

 

議事録を書く目的

議事録の目的としては以下のようなものがあげられる。

 

決定/宿題事項の確認

議事録は、会議で決定したことを言語化し、認識相違がないことを参加者全員で確認するための資料となる。また、宿題事項は誰が何をいつまでにやるということが記載され、次回の会議の中で状況を確認する際にも使用される

 

議論の経緯の記録

どういった経緯で決定事項が導かれたのか、その過程を明らかにし経緯を記録する。最終的な結論はもとより、そこに至るまでに誰がどういう意見を発言したのか、という事実を記録し後日、言った言わないを避けることに役に立つ。

 

不参加者への情報共有

会議に参加していないが情報共有が必要なメンバーに対して情報をInputする。当日の会議に参加できなかった関係者が素早く情報をキャッチアップし、会議参加者と同じ認識を持つことを助ける働きがある。

 

効果的な議事録の書き方

・事前にアウトラインを用意しておく

議事録に毎回記載する内容は雛形を作っておくなどして事前に準備しておこう。既に決まったフォーマットがあればそれを使えばよいが、そうでない場合は、例えば以下のような項目を事前にメモ帳などに用意しておくと良いだろう。

 

[会議名]
[目的 ]
[日時 ]
[場所 ]
[出席者]
———
<アジェンダ>
 ・XXXXXX
 ・XXXXXX
 ・XXXXXX
<決定事項>
 ・XXXXXX
 ・XXXXXX
 ・XXXXXX
<議事内容>

 

上記の内容は、辞書登録しておいたり、定型文入力支援ソフトに登録しておくことでテキストメモを用意しておかずとも、すぐにアウトラインを用意することができる。

 

定型文入力支援ソフトは、Cliborがお勧めだ。IMEの辞書登録も便利であるが、提携分に改行コードを入れるのは少し工夫が必要だ。その点、Cliborでは改行コードを含んだ文字列を記憶させることが可能である。

 

辞書登録の活用に関する参考記事:

IMEの辞書登録で文章入力の生産性を3倍にする方法

 

・発言者と玉もちを明確に

発言者と玉もちは明確に分かるように記載しよう。発言者を書き忘れることは少ないが、アクションプランが決定したものの、玉もちが曖昧な状態ということは良くあるので、ときには議事録を書いている人が「XXXの宿題は○○さんが▲日までに対応するということでよろしいでしょうか」というように、確認するようにしよう。

 

・結論を簡潔に記載する

結論は簡潔に記載しよう。会議によっては話題があちこちに飛び火してしまい、全ての発言を拾ってしまうと議事録が長く、みづらくなってしまう。

 

最初はなかなか難しいが、議論の結論とそこに至る経緯に必要な発言のみをうまく取捨選択して整理して記載することを心がけよう。

 

・5W1Hで記載する

決定事項は、5W1H(5W2H)のフレームワークを意識して記載すると情報の抜け漏れが少なくなる。

  • いつ When
  • どこで Where
  • 誰が Who
  • 何を What
  • どうやって How
  • なぜ Why
  • いくらで How Much

という情報を意識することで、情報の抜け漏れが少ない議事録を書くことができる。

 

無論、暗黙裡に明らかな場合は記載を省いたほうが良い場合もあるが、大切なのは一通り上記の要素が漏れていないかをチェックすることである。

 

・数字に注意する

会議の中で特に注意して聴く必要がある情報は、日付や予算など数字の情報だ。これらの情報は一度聞き逃すと、議事録を後で整形する際に補完することが難しいからだ。

 

・わからない部分は臆せず確認

もし、会議中に数字の情報を聞き逃してしまったり、結局、結論が分からなくなってしまったりした場合は、臆せず確認しよう。一言、「一点、確認させてください。今の話の結論はXXXということで認識相違無いでしょうか」と言えば嫌な顔をする人は少ないはずだ。また、システム専門用語など、単語や固有名詞で分からないものの場合は、後で先輩に確認するとよいだろう。

 

議論の結論をその場で確認することは悪いことではない。むしろ、会議を注意して聴いているあなたに意味が分からなくなるような議論の展開になっているときは、他の参加者間でも認識相違が起こっている可能性が高く、あなたが確認を行うことは他の参加者を助けることにも繋がるのだ。

 

・スピードを追求

議事録は鮮度が重要だ。なぜならば、議事録を読む人が最も情報を欲しているタイミングは会議が終わって数日中だからである。議事録の送付はできれば当日中、遅くとも翌日には送付するようにしよう。はじめから100%全ての内容を漏れなく綺麗に整理しようとすると非常に時間がかかってしまうので、100%のスピードで80%の完成度を目指して作成しよう。

 

勿論、慣れるまでは、上司にレビューしてもらう時間も考慮しておこう。

 

まとめ

議事録の作成は新人SEに任せられることも多く、軽視されることもしばしばである。しかし、議事録作成は非常に奥が深く、良い議事録を取るためには相応の訓練が必要だ。

 

議事録作成はSEとして必要な、物事を整理し、構造化して言語化する能力が鍛えられるだけでなく、会議の内容を集中して真剣に追うことになるため会議から得られる情報も多くなる。

 

議事録の作成はどんな業界で仕事をする場合でも使える基本スキルであるため、是非早めに身につけて他の新人SEに差をつけよう。

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