簡単３ステップでメール処理を効率化！大量メールを短時間で捌くコツを紹介します。

最近はコミュニケーションツールが普及し、電子メール活用の頻度も徐々に下がってきているとはいえ、まだまだ業務のやり取りで主流となっているのは電子メールです。

特に、コミュニケーションの手段が異なる複数のプロジェクトに参画していると、必然的にメールの利用頻度が多くなってしまいます。本記事では、電子メールのチェックと返信を高速化するために私が行っている業務効率化の方法を紹介したいと思います。

受信メールが多すぎる！

さて、冒頭で紹介したとおり私自身も複数のプロジェクトを掛け持ちしており、他のコミュニケーション手段と比較して、電子メールを受け取る頻度が高いです。

具体的なメール件数の例を共有します。先週、2営業日ほど緊急時以外のメールを見ない状況にあり、その時にたまったメールの数は600件でした。

これにはメルマガや同報宛のメールなども含まれていますが、それにしても多すぎます。読者の方の中にはもっと数が多いという人もいるかとは思いますが、1件30秒で見ていったとしても5時間もかかってしまいます。。

2日分たまったメールの処理にかかった時間は○○分

さて、600件のメールともなると、処理するのにある程度まとまった時間が必要になります。結論からいうと、600件のメールを処理し終えるまでにかかった時間は約55分でした。ほとんど一時間近くかかっていますね。。

実は今回の記事でご紹介したいのはこの時間そのものではなく、メール処理のプロセスです。私はメールの数にかかわらず以下のステップでメールを処理しています。

上記の流れで600件のメールを55分で処理しましたが、そこでかかった時間の内訳としては、以下の通りです。

次に、それぞれのステップの具体的な方法と気をつけるポイントを紹介します

具体的な方法と気をつけるポイント

１．重要/緊急メールの確認＆対応

メールを受信してまずやることは、重要なメールの処理です。私のメール運用に関しては、緊急メールは、別途いつでも受信できる状態としており都度確認をしていますが、通常は緊急のメールへの対応もこのステップで行います。

受信したメールを特定の条件でフィルタリングし、該当するメールはヘッダ＋本文に目を通します。そして、返信が必要なものはすぐに返信を行います。対応に時間がかかる類のものであれば、まずは、内容を確認した旨を返信します。

さて、ここで「重要メール」の定義は人それぞれですが、私の場合は以下のようなメールを重要メールと位置づけています。

これらのメールはまず真っ先に対応が必要なものと位置づけて、最初に目を通すようにしています。

・御礼メール

御礼を自分から送った場合の返信はもとより、相手からの御礼メールにも迅速に対応しましょう。内容をあれこれ悩むものではありませんし、まずはスピードが重要です。

・上司からのメール

上司は社内外やPJ内の重要人物と置き換えても良いと思います。これを重要視する理由は、キーパーソンの考えや発信した内容は、多くの人が議論の前提とするからです。そのため、内容を理解しておかないと、スピード感を持って適切な状況判断を行うことは難しいです。

私はライン上の上司からのメール・顧客キーマンからのメールは全て重要メールになるような設定を行っています。

メールの送信元でフィルターを設定し、重要人物からのメールはすぐに見ることが出来るようにしています。

・事務連絡メール

コミュニティの一員として守るべきルールや指示はいち早く把握し対応しておく必要があります。全体あてに送信される事が多いため見落としがちですが、見落としたり対応が遅れると、相手にも迷惑がかかりますし、自分の評判も落ちてとても損です。

反対に、事務連絡に対して迅速に対応する人物は、周囲からの信頼も得やすいです。

２．スキャン読み

重要なメールへの対応が終わったら、スキャン読みで全メールをざっと確認します。

メールのタイトルと冒頭の数行を読んで（と言うよりパっとみて）、要否を判断していきます。このとき、要対応なメールのうち、即返信できるものは返信します。出来ないものや、内容を読み進める必要があるものはフラグを付けて進んでいきます。

スキャン読みの効率を上げるためには、メーラーのレイアウト設定や、ショートカットの活用が鍵となります。

私の場合の例を紹介します。メーラーはBecky!を使っており、画像のようなレイアウトにしています。

ポイントは、以下のとおりです。

利用するメーラーによって最適な方法は変わると思いますが、内容をワンキーで次々読み進められる事が重要です。1メールあたり、1～2秒で処理することを意識して薦めていきます。

今回の例では約600件のメールのスキャン読みに12分（720秒）かかったので、1件1.2秒のペースということになります。

読み進める際に、あとで読む必要があるメールにはフラグを付けていきますが、即判断・即返信ができるメールはこの段階で返信を行います。目安としては、90秒以内に返信できるものであれば返信しても良いと考えています。90秒の内訳はメール作成60秒、送信前の推敲に30秒という配分です。

即判断・即返信できるメールの代表例としては以下のようなものがあります。

相手との関係性によりますが、無駄な内容は省き、自分に求められている判断を明確に伝えるようにしましょう。また、定型句などは辞書登録などを活用して時間短縮を行います。

なお、YES/NOで回答を求められていたとしても、NOの場合にはその理由や自分の考えを合わせて伝えるべきなので後回しにします。

３．精読＆対応

最後に、緊急でも重要でもないメールに残りの時間を使って対応していきます。重要メールを処理して全体をスキャン読みした時点で、費やした時間は全体の30%程度です。この段階では重要度/緊急度が高いものは残っていないので、途中で緊急の仕事が入ったとしても影響を少なく抑えることが出来ます。

まとめ

本記事で紹介した手順でメール処理を行うことで以下のような利点があります。

• 重要/緊急メールを先に処理するため優先度の高いメールを早く処理可能
• 即返信できるものには素早く対応するため全体の生産性が高まる
• 精読＆対応中に邪魔が入ったとしても周囲への影響が少ない

そもそもメールが大量に飛び交う状況は全体の生産性を低下させるため改善すべきポイントですが、それでも大量のメールをさばく必要がある場合の参考になれば幸いです。

自分のやり方が一番良いとは思っていませんが、今の状況下で自分にあっているとは思っています。特に、社会人になるまでは電子メールを使う機会も少なく、新人～若手時代は色々と試行錯誤を繰り返しました。

皆さんも是非、自身の状況にあった仕事術を探してみてください！