新人SEのPowerPoint術～プレゼン資料作成の基本～

SEの仕事でプレゼン資料を作る機会は多い

SEの仕事はプログラミングや設計資料の作成が主だと思われがちだが、提案やソリューションの説明などでPowerPointやKeynoteを使った資料を用いる場合も多い。

学生時代にもプレゼンテーション用にスライドを使って発表した経験のある人もいるかもしれないが、ビジネスにおいては、よりクオリティの高い資料が求められることは言うまでもない。

本稿では新人SEがまず身に付けておきたい「プレゼン資料作成の基本」について考えてみたい。

パワポ資料作成時に抑えておきたい6つのポイント

スライド資料を作成する際には以下の6つのポイントを必ず抑えておこう。もし専門的な知識が不足していたとしても、基本的なポイントが抑えられていれば、ある程度のクオリティの資料を作成することが出来る。不足している専門知識は先輩SEや周囲のフォローを受けて補完すればよいだろう。

１．誰に何を伝えたいのかを明確にする

プレゼンテーションを「誰に」行うのかということを一番最初に明確にしよう。対象が明確になったら、その人に対して「何を」伝えるためのプレゼンテーションなのかということを考えよう。

例えば、新システムのプレゼンテーションを現場のエンジニアにする場合と、経営層にする場合では相手が欲している情報や、こちらが相手にして欲しいことも異なっている。経営層はシステム導入による費用や効果、リスクが気になる点だと想定されるし、現場のエンジニアに説明をする場合はシステムのアーキテクチャや使用される要素技術などが気になるだろう。

プレゼンの目的を最初に明確にして、相手にあった「伝わる」資料を作成しよう。

２．最初にアウトラインを考える

いきなりスライドの作成に着手せず、最初にアウトライン（あらすじ）を検討しよう。いきなりスライド作成に着手すると、時間をかけて作ったスライドが最終的に不要になってしまったりと非常に効率が悪い。

まずは、メモ帳に殴り書きでも良いので、プレゼンテーションのストーリーとアウトラインを考えよう。どんな流れで発表を行い、誰に何を伝えたいのか、そのために必要なスライドはどんなものなのか、といったアウトラインを最初に固めておけば、どのスライドに力を入れるべきなのかわかりやすい。

３．視線の流れを統一する

スライド中の要素の順番はスライド全体を通して統一感を持たせ、聴衆の視線の流れが一定になるように配慮しよう。

基本的には、要素は左から右へ、上から下へと配置することに注意すれば良いだろう。システム構成図などを表現する場合は要素間の関連がバラバラに表現されてしまう場合も有るが、その場合はデザインや色などを工夫して、強調するポイントとそうでないポイントにメリハリを付け、聴衆がどこに注目すればよいのかわかりやすくしよう。