最強SEのタスク管理ツール(デジタル編)

昨今では、タスク管理と言えば専用のアプリや、クラウドサービスを使っているという人も多いのではないだろうか。

本稿では、タスク管理をPCやタブレット、モバイルといったデジタルガジェットを用いて行う方法について紹介する。

 

効果的なタスク管理手法は個々人により異なる

はじめに、最強SEが常に研鑽を続け、変化を続けていかなければならないように、タスク管理ツールに関しても、「これが最適」というただ一つの解は存在しない。

従って以下で紹介する方法も、ベストな一つを紹介すると言うわけでも、全て使えばよいというわけでではない。自分にあったもの、正確には、管理すべきタスクと自身の置かれた状況に適したものを鑑みて、選択してほしい。

 

 

タスク管理ツール(デジタル系)

デジタル系のタスク管理ツールを使うことのメリット・デメリットは以下の通りである。

 メリット 

統計的な分析がしやすい

利用するツールにもよるが完了したタスクの履歴を保持しやすく、統計的な分析がしやすい。

※タスクの分類や考え方については前項(最強SEのタスク管理術)を参照してほしい。

引用やコピーがしやすい

他のドキュメントや過去の履歴からの引用や、複数行のコピーなどデジタルデータならではの編集が容易に行えることで、たびたび発生するタスクや定常作業などの管理がしやすい。

素早く作成できる

引用がコピーがしやすいため、タスクの起票が素早く行える場合が多い。

文章の入力を助けるIMEの辞書機能などと併用すると、さらに仕事のスピードが向上するだろう。

バックアップの取得がしやすい

タスクリストが紛失してしまうと、大切なタスクを忘失してしまう可能性がある。手書きでタスクリストを多重化することは困難だが、デジタルデータであればバックアップの取得は容易である。

クラウドツールなどを利用すれば、自動でバックアップを取得してくれるものもある。

内容の修正がしやすい

手書きの場合、起票したタスクにメモを付記したり、状況の変化を追記する場合、予めそのためのスペースを考えておく必要がある。その点、デジタルデータであれば内容の追加/修正/削除が手軽に行える。

 

 デメリット

自分の頭で考えることが少なくなる

引用やコピーなどにより起票が手軽である反面、手書きでアウトプットする際に自然と行われる「自身の頭で考える」ことが少なくなりやすい。

 

起票されたタスクが本質を捉えていない、表面的なもの(=やるだけ無駄なタスク)とならないよう、本当にすべきことは何か、自分の頭で考える習慣をつける必要がある。

端末がないとアクセスしづらい

いまや多くのツールはクラウドを利用してPC⇔モバイル間で共有が可能だが、端末ローカルに保存している場合などは注意が必要だ。また、一部のツールにはインターネット環境が前提のものも存在する。

 

代表的なタスク管理ツール(デジタル)

デジタルでタスク管理を行う場合の代表的な手法を紹介する。

ローカルメモによる管理

PCやモバイルのローカルのメモ等を使って管理する方法。利用するツールはテキストエディタやExcelなど何でも良い。Windows 7以降であれば、OS付属の付箋ツールを利用することも可能だ。

ポイント

 構造化/分類する

タスクは必ず構造化して管理しよう。メモ帳であっても、インデントを工夫すれば構造を表すことが可能だ。特に、現在の記載だけで次のアクションが明確にイメージできないものは詳細なタスクに分解すべきである。Excelなどであれば、さらに詳細な分類をすることも可能だ。

(例)

~~~~~~~~~~~~~

□・・・未完了

■・・・完了

タスク名(期限)

~~~~~~~~~~~~~

□ XX機能の設計書を修正する(~4/4)

ーー■ 要件をAさんにヒアリングする(3/22)

ーー■ 設計書に反映する(~3/25)

ーー□ 関係者を調整し3/27 or 3/28にウォークスルーを設定する(~3/25)

ーー□ ウォークスルーの指摘事項を取り込む(3/28)

ーー□ 変更をマスタ資料に反映する(~4/4)

 

□歓送迎会のお店を予約する

□Bさんにメールを返信する

 

 完了したタスクを残す方法を検討する

完了したタスクは自身のアウトプットを振り返るために有用なので、残しておくようにしよう。仕事を効率化するためには無駄なタスクを減らして行くことが重要だ。無駄を減らすためには、自身の行動を振り返る機会と材料が必須である。付箋を大量に残しておくことは難しいが、テキストデータであれば残しておくのも簡単だ。

 バックアップを取得する方法を検討する

ツールによってはクラウド連携により自動バックアップが取得可能なものもあるが、ファイルが消えてしまわないよう、管理方法も考えておこう。DropboxやGoogleドライブなどのファイル共有サービスを使うことも有効だ。

メールによる管理

チャットツールやプロジェクト管理ツールなど、便利なグループウェアが数多く出てきているが、案件や現場によっては、メールを使った連絡が主流の場合も多い。特に、正式な依頼に基づく作業などは口頭でやりとりした後に証跡のためにメールを送付すると言うこともまま見られる。

 

そういった現場では、受信したメールをそのままToDoとして管理する方法も効率的だ。

ポイント

 何でもかんでも後回しにしない

非同期性がメールの利点でもあるが、ToDoとしてメールを利用するときに陥りやすいのが、何でもかんでも後回しにしてしまうと言うことだ。

 

簡単に返せる内容であっても、とりあえずフラグを付けてタスク化する。するとタスク化したことで安心してしまい、返信が遅くなってしまう。すぐに返信できる内容であれば、見た直後に返事をしてしまうのが最も効率的だ。

 

 どの部分がタスクなのかわかる状態にしておく

メールをToDoとして使用する場合、そのメールを読んで何をしなければならないのか、後から読んでわかる状態にしておく必要がある。

 

相手が親切に構造化した依頼メールを送ってくれていれば問題ないが、そういったケースは少なく、後から読み返すと何をしなければならないのか、わかりにくいメールも多い。

 

複雑な依頼の場合は、他のタスク管理方法と併用している場合はそちらに転記したり、メモ付きで自分自身に転送するなど工夫が必要だ。

 

専用ツールによる管理

タスク管理は古今東西で語りつくされているテーマであり、非常に有用な専用ツールが世界中に数多く存在する。

 

個人のタスク管理に有効なtool

個人のタスク管理に特に有効なツール。(チームのタスク管理にも利用可能なものが多い)

 

チームのタスク管理に有効なtool

個人のタスクのみではなく、チームでタスクを共有し、可視化することに優れたtool

  • Trello(トレロ) カンバン方式で付箋を貼る感覚でタスクが管理できる。
  • Jooto(ジョートー) こちらもカンバン方式の管理が可能なグループウェア。ガントチャート機能も有りプロジェクト管理に強み
  • JIRA(ジラ) ソフトウェア開発チーム向けの課題管理ツール。アドオンも多く拡張性が高い。同社のグループウェアとの連携でプロジェクトの様々な場面で有用。
  • Redmine(レッドマイン) プロジェクト管理ツール。カスタマイズ性が高いOSS。

 

ポイント

 絞込みと使い分け

上記で紹介したタスク管理ツールは非常に強力なものが多く、自分にあったものを見つけられればタスク管理の生産性が劇的に向上するだろう。

 

しかしながら、ツールは所詮道具ある。適さぬ環境で無理やり使うことで生産性を落としてしまうこともあるだろう。

 

特にチームでタスクを共有することを目的としたグループウェアであれば、自分の感じる使い勝手だけでなく、チームメンバーの意見にも耳を傾け、運用方法についても議論すると良いだろう。

 PDCAサイクルをまわす

PDCAサイクルを意識することで、高機能なツールの本領を発揮できるようになるだろう。自分がすべき仕事以外に時間を割かれていないか、時々振り返って確認し改善につなげていこう。

 

また、「やらされている」タスクばかりに偏っていないかをチェックすることも重要だ。なぜなら「やらされている」タスクに多くの時間を奪われるということは、その分、自身のキャリアを実現するための時間を奪われていることに他ならないからだ。

 

直ぐには効果が出ないが将来のビジネスにつながるようなタスク。日々押し寄せるタスクに飲まれて、後回しにしがちであるが、疎かにすると後々響いてくる。こういったタスクに、どの程度の力を割くかを計画し、実行した後に振り返ることで、長期的な大きな目標に向かう足取りを定量的に捉えることができる。

まとめ

ここではデジタル系のタスク管理ツールの特徴と、代表的なツールと利用時の注意点を紹介した。クラウドツールの台頭により、タスク管理の手段はますます多様化していくだろう。

 

最強SEたるもの、高機能なツールに振り回されること無く、自身の軸を持ち先端のツールを使いこなしていきたい。

 

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