最強SEのタスク処理術 ~その2 タスク処理計画を立てる~

計画を立てることで自分のタスクをコントロールする

タスクが一箇所に整理された状態になったら、闇雲にそれらに取り掛かるのではなく、まずはどのように処理するかの計画を立てよう。

 

事前に計画を立てておくことで、全体的な見通しが立ち、不測の事態や飛び込みのタスクに時間を奪われたとしても、対処がしやすくなる。また、上司から突然、タスク状況を尋ねられた場合にも理路整然と説明することができるようになる。

 

 

タスク処理の計画をたてる

集約して一箇所にまとめたタスクをいつ、どのくらいの時間をかけて、どの順番で、どうやって処理するのかということを決めよう。タスクの処理順序が決まったら、スケジュールに反映しよう。

 

また、タスクの集約場所から、タスク処理の計画をたてるタイミングも決めておくことがポイントだ。例えば、会社のメールボックスをタスク集約場所に決めたなら、毎朝一度、計画を立てればよいだろうし、家に届いた書類などであれば週に一度など、緊急度によって集約場所の棚卸しをするタイミングを決めておく。

 

ポイント

自分の集中できる時間を見極める

誰しもが感じたことがあると思うが、集中して一気に仕事が進むことがある一方で、頭がうまく働かず生産性があがらないこともあるだろう。

 

人には集中できる時間帯とそうでない時間帯がある。Input/Outputに適した時間も人それぞれだろう。例えば、頭がすっきりしていて考え事がはかどる午前中には頭を使うタスクを持ってきて、午後は事務手続きなど頭を使わない作業系のタスクをまとめて処理する、など自身のバイオリズムも計画時に考慮することが大切だ。

 

タスク処理の”コマ”を決める

スケジュール管理のポイントについては別の記事で記載するが、仕事に当てる時間は自身の集中力が維持できる”コマ”単位で管理すると良い。例えば1日のタスクスケジュールであれば、30分単位を目安に計画すればよいだろう。

 

そして、一つ一つのタスクの粒度はこの”コマ”内で完了する程度に分解することが大切だ。人間の集中力は長く続かないため、午後の3時間は○○の資料作成、などと決めるとどの程度のペースで進めばよいか見えづらく、結果、集中力が切れて生産性があがらない。

 

それよりは、この30分は目次を作成、次の30分は第一章を作成・・・というように、1コマで処理しきれる単位に分解すると大きなタスクであっても、どの時点でどこまで終わっていれば良いか、状況を把握しやすくなる。

 

また、この行動を習慣付けておくことで、どの仕事にどの程度の時間が必要かということ、つまり自身の生産性を把握できるようになる利点もある。

 

バッファを設ける

計画にはバッファ(余裕)をもたせよう。例えば、30分1コマであれば、25分程度で終わるボリュームのタスクを予定し、5分はバッファにあてるといった方法や、どこかの時間は1コマまるまる空けておき、進め切れなかったタスクのフォローに充てる、などの方法がある。

 

あまりにシビアな計画を立てると不測の事態により達成できなかった場合にイライラしたり、モチベーションが下がってしまう。

 

バッファを持つことで飛び込みタスクなどに対しても対応がしやすくなり、計画通りタスクをこなせることで達成感を得られるため、モチベーションや集中力も続きやすくなるだろう。

まとめ

タスクは闇雲に取り掛かるのではなく、どのように処理するかの計画を立てよう。計画を立てることで全体の見通しが立ち、余裕を持って仕事を進めることができる。

 

ベースとなる計画があれば、現場では日々発生するイレギュラーな事態に対しても余裕をもって柔軟な対応が可能となり、結果的に生産性の向上にもつながるのである。

 

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