前回の記事ではTodoistの導入手順と基本的な操作方法を紹介しました。本稿ではTodoistを使ったタスク管理の方法を、Todoistの特徴や、機能を実際にどのように利用するか、という実例を交えて紹介したいと思います。
一歩進んだTodo管理
Todo管理と言うと、基本的にはタスクが発生する都度タスクリストに登録をして、終わったら消していくというやり方をすることが多いです。ここでは通常のタスク管理に加え、Todoistを活用することで可能となる、一歩進んだ使い方を紹介したいと思います。
１．繰り返し予定で定常タスクを登録
Todoistでは、定期的に発生するタスクを登録しておくことができます。例えば週次で行っている定例ミーティングの準備といったタスクは、毎週やらなければいけないタスクの代表です。こうしたタスクは忙しくなってくると、つい後回しになってしまい、ギリギリで慌ててやることも少なくないですよね。
Todoistの繰り返し予定を使えば、そんなタスクを忘れずにやるのにとても便利です。Todoistではタスク作成時に期限を設定しますが、ここに[毎週水曜日]のように登録することでその後、毎週の水曜日になると自動的にタスクが発生して教えてくれます。
図. 毎週発生するタスクを登録する例
複数の案件を掛け持ちしたりすると、定期的にやらなければならないタスクが増えて忙殺されてしまいがちですが、定常的に発生するタスクはどんどんTodoistに登録して頭の中から追い出し、本当に大事なことに時間を使いましょう！
２．○○の時に見るリストを作る
Todoistでは、「プロジェクト」という単位でタスクの分類を沸けることができます。複数の案件を掛け持ちしているときに便利な機能ですが、この機能を使って「○○の時に見るリスト」を作りましょう。
例えば、以下のようなものを作っておくと便利です。
- スーパーに行ったときに見るリスト
- 休日に見るリスト
- 朝起きたら見るリスト
などです。
図. ○○の時にみるリストの例
特定の場所や状況と紐付けたタスクリストを作っておくことで、例えばスーパーに立ち寄ったら必ずそのリストを見て買うものをチェックする、という習慣が出来て、タスクの漏れを防止することができます。
また、リストを作っておくことで○○のときにやることは何か、他にやることはないか？という意識が働くため、タスクを洗い出しやすくなる効果もあります。
３．将来やりたいことや「夢」は期限なしのプロジェクトに突っ込もう
タスク管理とは少し違いますが、勉強したいことや、将来やりたいことなどを期限なしのプロジェクトに登録しておくことで一つの場所に自分の「やるべきこと」に加えて、「やりたいこと」を管理することができます。読みたい本や、観たい映画なども登録しておくと良いですね。
図. 将来やりたいことリストの例
さらに、このリストを有効活用するために重要なポイントは、見直しやチェックのポイントを設けることです。年末年始や長期の休みが取れたときなど、自分自身を振り返るときに、このリストを見て、そこから行動計画を作ることで、具体的なタスクに落ちて、「夢」が現実に近づきます。
４．繰り返し予定に習慣化したいことを登録しよう
使い方１で、繰り返し予定の登録方法を紹介しましたが、自分の行動を変えて、良い習慣を作るためにもタスクリストは有効です。習慣化したい事柄が意識せずに出来るようになるまでは、繰り返し予定で定期的にタスクとして管理して、実行していきましょう。
例えば、身体を鍛えるぞ！と思って筋トレをはじめても、つい忘れてしまう日があると、なんとなく、「もう良いや」という気持ちになってしまいますよね。そんな時、タスクリストで繰り返しのタスクとして登録してあれば嫌々であっても続けることができます。
図. 繰り返し予定で習慣化したいことをタスク化
はじめは嫌々続けていたことでも、次第に習慣化されていきます。例えば子供の頃は両親から毎日やりなさいと言われてやっていた歯磨きを、大人になる頃には自然と毎日、苦も無くできるようになるように、繰り返しタスクも慣れることでタスクリストが無くても続けられるようになります。そうなれば習慣化は成功ですね。
まとめ
- 繰り返し予定を使えば忘れがちな定常タスクのヌケモレが無くなる
- 「○○のときに見るリスト」を作ろう
- 将来やりたいことは期限なしのプロジェクトに突っ込もう
- 習慣化させたいことを毎日のタスクとして登録して身体に覚えさせよう
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