整理された環境を作ることが効率的なタスク処理の第一歩
サッカーボールに群がる小学生のように、飛んできたタスクに飛びつき、すぐに処理し始める人がいる。しかし、待って欲しい。SEの仕事は、事前に計画された作業だけではなく、日々飛び込みで発生する割り込み作業にも適切な対応をする必要がある仕事だ。飛び込んでくるボールは一つではないのである。
こうした状況で最高のパフォーマンスを発揮するためには、自身のタスクが整理され、見える状態になっている必要がある。ボールを蹴る前にフィールドを見渡し、ボールが幾つあり、敵がどこにいるのかを確認することこそ、最強SEとして高い生産性を出すための鍵なのである。
タスクを集約する
タスクを見渡せる状態にするためには、一箇所に集めることが必要だ。集める場所はどこでも良いが、重要なのは全てのタスクは一度、その場所に吐き出すと言うことだ。
集約する場所は一つでなくても構わないが、少なければ少ないほど良い。
タスク管理手法については以下の記事を参考に自分に適したものを選択して欲しい。
ポイント
タスクの分類に応じた集約場所を持つ
タスクを吐き出す場所は環境と、整理するタスクの分類を考慮して設定するのがよい。
例えば、会社のメールボックスには会社関係のタスクを全て集約し、プライベートな内容はスマホのアプリに保存するなどだ。そうすれば、仕事・プライベートそれぞれで、それぞれの環境下で自分がやるべき事がどれだけ残っているかが一目瞭然となる。
時々、仕事はきっちりしているのにプライベートはだらしない、という人がいるが、そういった人は会社のタスクは会社のルールに従って自然と管理できいるが、プライベートのタスクはそもそも管理していないという場合も多い。
自分の身をおく環境と、そこで発生するタスクに応じた集約場所を作ることが、ポイントだ。
媒体に応じて集約場所を変える
全てを電子的なデータで管理できれば効率がよいが、書類の処理が必要なタスクなどは、物理的な集約場所を作るとよいだろう。
お勧めは、自宅に一つ、会社に一つの書類入れを用意し、届いた書類は一度軽く目を通し緊急性が無いものは書類入れに放り込み、頭の中から追い出そう。
まとめ
全てのタスク処理の基本は、タスクが集約される場所をつくり、そこに一度放り込むことだ。
そして、放り込んだタスクは頭の中から追い出し、クリアな思考で次のステップへ進むこと。
これが、効率的なタスク処理の第一歩なのである。
関連エントリ：
最強SEのタスク処理術 ～その１ タスクを集約する～ ←現在のページ
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