RPA導入案件の基本的な進め方～基礎から始めるRPA【第３回】～

「基礎から始めるRPA」では、RPAについて特徴から導入時の注意点、実際の導入事例やツールの紹介など、Nicolが現場でのRPA導入経験から得た情報を共有していきたいと思います。

第３回は、RPA導入案件の基本的な進め方について紹介します。第１回と第２回ではロボットが出来ることやRPA化に向いている領域、向いていない領域をみてきました。今回は、いざ業務のRPA化に取り組むときに何から始めて、どう進めて行けばよいのか、基本的な進め方を基礎から解説していきます。

昨今、政府が主導する「働き方改革」の名のもとに、RPAを使った業務効率化があちこちで取り沙汰されていますが、本シリーズ記事ではRPA導入時に知っておきたい基礎的な内容を、IT担当者でない人にもわかりやすい形でご紹介します。

前回までの記事は以下の通りです。

【第１回】初心者向けRPAの基本とロボットの特徴をおさらい

【第２回】RPAに適した/適さない業務とは？ロボの得意領域を解説

RPA案件の進め方

ここでは、RPA案件の基本的な進め方を紹介します。

RPAの導入は上の図のような流れで行います。それぞれのステップで行うことを紹介します。

STEP1. 目的と前提の整理

RPA案件においても、他のシステム導入プロジェクトと同様に要件定義が重要となります。つまり、「RPAで何をしたいのか」という目的の明確化です。また、費用や期間など前提となる事項もこのタイミングで明確化しておきます。

目的と前提の整理は、実際にロボットを作るステップではありませんが、今後のRPA導入における指針を定める、最も重要なステップです。

予算やスケジュールといった前提に加えて、ここでイメージアップしておきたい内容として「ロボットの利用形態」があります。RPA導入におけるロボットの利用形態として以下のようなタイプがあります。

A．共同利用型

共同利用型では、1台の端末上にRPA処理を集約し、それをみんなで使う方法です。管理者も同じ端末を使って、稼働するロボットの管理を行います。この方法はスモールスタートにぴったりな方法です。管理する端末数が少ないので、ロボの管理が用意で、ライセンス費用も抑えられます。一方で共同で利用するので、何人もの利用者が同時にロボを利用することができないといった欠点もあります。

メリット	・ライセンス費用が節約できる・ロボの管理がしやすい
デメリット	・他の人がロボットを使っている場合は待たなければならない

共同利用型の利用形態は、まずは小さく始めてみたいといった場合に最適な利用形態と言えます。

B.個別利用型

個別利用型は、利用者個々の端末にロボットを導入し利用者それぞれがロボットを利用する形態です。管理者は利用ガイドラインやロボットの作成ルールを定めて各利用者に周知する形になります。

個別利用型は自由度が高く、利用者がいつでも自分の端末上でロボットを利用できるという利点がある反面、マクロなどと同じく利用者以外に使途がわからない野良ロボットが氾濫する危険性もあります。また、どこにどんなロボットがあるのかわからなくなりがちなので、管理者の管理負荷が大きいという特徴があります。

メリット	・各利用者が自由なタイミングでロボを利用できる・各利用者がロボをカスタマイズして最適化出来る
デメリット	・共同利用型と比較してライセンス費用が高い・ロボットが属人化したり、似たようなロボが複数作成される可能性がある（野良ロボット問題）・管理が大変

個別利用型は、利用者がある程度は自分でロボットを管理運用する必要があるためある程度RPAが普及してきた段階、かつ利用者によって業務の特徴に違いがある場合に有効な方法です。

C.中央管理型

中央管理型の利用形態では、管理サーバを用意して各端末上のロボットの処理実行/停止を管理する方法です。先に紹介した2つの方法と違って、完全自動で複数の端末上の処理を実行することが可能です。また、管理者は管理サーバを通じて各ロボットの状況を把握することが出来るため、管理者の負荷は比較的低くなります。

一方で、沢山のロボットを導入しなければ管理サーバの価値が薄れますし、大量のロボを導入するとライセンス費用も高くなりがちです。

メリット	・ロボの完全自動化が可能・ロボの状況の管理が容易・管理者の負荷が低い
デメリット	・ライセンス費用が高いライセンス費用の形態は製品によりますが管理サーバを利用する形態の場合には、追加で費用が発生する場合が多いです。・管理サーバの維持が必要

上記のような特徴から中央管理型は、人海戦術で行っている業務を抜本的に置き換える場合に適した利用形態と言えます。それなりに大掛かりな改革となるため、トップダウンでの推進が不可欠です。

STEP2. 計画

計画ステップでは先に決めた目的と前提に沿って、具体的な導入計画を立てます。計画段階では

対象業務の洗い出し
RPA化の優先順位付け

を行います。

対象業務の洗い出し

対象業務の洗い出しを行う場合に注目したい観点としては、業務にかかっている時間・対象業務の発生頻度・複雑さなどがあります。RPAをどこから導入するのかを決める前に、こうした情報を収集して一覧化しておきます。

RPA化の優先順位付け

ロボットが代替できそうな業務が洗い出せたら、次にRPA化の優先順位を決めます。このとき一番に注目するのがコスト削減効果です。先に洗い出した際に、時間をかけていて、頻度の高い業務が対象になるということですね。

また、人手で行うことによるミスが多い業務についても優先的にRPA化する対象となります。ロボットはケアレスミスやタイプミスをしないため、業務効率化の効果がそれほど大きくなくても、Outputの品質向上に繋がる可能性があります。

STEP3. トライアル

具体的に何をRPA化するかという計画を立てたら、いきなり導入に動く前にトライアルを行うと良いでしょう。トライアルの目的は、

ロボの開発ノウハウの獲得
ロボの管理運用スキームの確立
利用者からのフィードバックを得る

といったものになります。

ロボの開発ノウハウの獲得

従来のプログラム言語と比較すると習得しやすいとはいえ、ロボ開発にはある程度の学習期間が必要です。トライアル段階から将来ロボの管理を行うことになる部門の担当者が開発に慣れるということも目的の一つです。

ロボの管理運用スキームの確立

ロボを本格的に展開していく前に、管理運用のルールを決めておく必要があります。具体的には、ロボットにやらせてよい仕事、ダメな仕事。例として、「請求書の下書きを作らせることは良いが、お客様に送付する部分を自動化してはならない」であるとか、共同利用型の利用形態ならばロボットの利用スケジュール調整の方法などはトライアル期間中に定めておきましょう。

利用者からのフィードバックを得る

トライアルの対象となった部門の利用者から生の声を聞くことは重要です。特に、ロボットができること、できないこと、や上手く動かなかった場合の対処法など、利用者目線から見ると分かりづらいことが多々あります。

STEP4. 展開

トライアルを経てRPAに慣れてきたところで、いよいよ展開していきます。先に触れた利用形態によりますが、RPAを展開する際には管理者によるロボットの横展開と、利用者による利用促進の双方が重要です。

RPA推進の要である管理者として意識したい点はロボを汎用的に使えるよう作成することです。展開フェーズでは、利用者が本格的にロボットを使い始めるため、RPAの管理者への問い合わせが多発します。そうした状況で管理すべきロボの種類を少なくし、ロボにバグがあったときに素早く横展開できるようにするために、最初からロボットを汎用的に作成しておきます。

一方、利用者としては積極的にロボットを活用する仕組みを作ることが肝要です。といっても、最初はロボに何が出来るのかわからず活用シーンが思い浮かばない、ということが往々にしてあります。これは難しい課題ですが一番の方法は兎に角触ってみるということだと思います。そのため稼働しているロボットの数などをKPIに設定するなど、多少強引にでも利用数を拡大していくことが必要です。