RPAに適した/適さない業務とは?ロボの得意領域を解説~基礎から始めるRPA【第2回】~

「基礎から始めるRPA」では、RPAについて特徴から導入時の注意点、実際の導入事例やツールの紹介など、coyoが現場でのRPA導入経験から得た情報を共有していきたいと思います。

第2回は、RPAに適している業務と反対にRPAには適さない業務について紹介します。第1回で紹介したように、ロボットも何でもできるというわけではなく、得意不得意があります。ロボの特徴と得意領域について、基礎から解説していきます。

昨今、政府が主導する「働き方改革」の名のもとに、RPAを使った業務効率化があちこちで取り沙汰されていますが、本記事ではRPA導入を検討する前に知っておきたい、RPAでできるこ・RPAに適した業務の特性・RPA化すべき業務領域を、ロボットの特徴を踏まえた上で、IT担当者でない人にもわかりやすい形でご紹介します。

過去の記事は以下です。

初心者向けRPAの基本とロボットの特徴をおさらい~基礎から始めるRPA【第1回】~

RPA処理の特徴

RPAでは、人が行う画面操作を記録して実行することができるだけでなく、プログラミング言語のように、変数や関数を使って処理をプログラムすることが可能です。

上記の画像は、Googleの検索ウインドウに”RPA”というキーワードを入力して検索を行うという処理を、 UIpathというRPA製品で記録したものです。上記のプログラムで、

・ブラウザを開く

・検索ボックスに文字を入力する

・検索ボタンをクリックする

という私達が普段している一連の画面操作をロボットに実行させることができます。エクセルマクロの記録機能のように、人間が操作した動きを記録してプログラム化することが可能なので、他のプログラム言語のように複雑な式を覚える必要はありません。

勿論、慣れてきたら自分で一部を改変したり、こうして記録した処理の一部を、処理全体の一部として組み込むことも可能です。

上記の画像では、先程記録したブラウザ操作を処理の中に組み込んでいます。上の部分は、後から追加した箇所で同じ操作を繰り返し実行するための命令文が書かれています。

「ウェブ」と表示されている部分の中には、先程記録した画面操作( Googleで”RPA”という単語を検索 )の処理が組み込まれています。

他にも、各処理の実行順序をフローチャートのような形で制御することが出来ます。Aという条件を満たしたら処理B、満たさなかったら処理Cを行う、という具合です。このへんは、プログラミング言語に似ていますね。

フローチャートの例

このように、画面操作を行うプログラムを手軽に作成することができて、拡張することもできる点がRPA処理の特徴といえます。

どんな業務がRPAに適しているか?

ここでは、RPAに適した業務の特性を紹介します。

RPAを導入する際に悩むのが、どんな業務にRPAを適用するのが効果が高いか、という点です。RPAの特徴は、前回の記事でも紹介しましたが「高速」、「高精度」、「休まず働く」、そして「簡単」といった点です。反対に、苦手な領域は「柔軟な対応」、「創造的な仕事」でした。

これらの特徴を踏まえて、RPAに向いている業務、向かない業務は以下のようになります。

ロボットが得意な業務

RPAのメリット1 高速・高精度

ロボットの最も大きな特徴として、 人間より高速・高精度で処理ができるという点があげられます。そのため、定型かつ単純な作業であれば人間より高速、かつミスなく処理をすることが可能です。

<業務の例>
・マスタデータの登録
・受信したメールの内容をシステムに登録する
・帳簿の記帳
・請求書の作成、送付
・申請内容の照会
・資料の整合性チェック
・システム間のデータ照合

RPAのメリット2 休まずにずっと働き続けられる

ロボットには休憩がいらず、夜間でも早朝でも休まずに働き続けることが可能です。そのため、定期的に発生する作業をやり続けることが得意です。例えば5分に一回、ウェブページを参照して情報を収集する、という作業を人間がやったら、何時間も集中して続けることも5分間隔で正確に作業することも、とても難しいです。ロボットならミスせず疲れず淡々と作業を続けることができます。

<業務の例>
・定例資料の作成
・売上の集計
・サイトの巡回と情報収集
・定期的なデータチェックと転記

RPAのメリット3  作成が簡単

システム改修と違い、マクロのように単純な作業であれば簡単にロボットを作成できることもRPAの強みと言えます。そのため、チームで対応するほどでもないけれど、個人として定期的にやらなければならない、ちょっとした作業などもRPA化に適しています。

ロボットが苦手な業務

RPAのデメリット1 柔軟な対応ができない

第一回でご紹介したとおり、ロボットは柔軟な判断が苦手です。そのため、所謂アナログデータの処理は、まだまだ苦手です。アナログデータとは、具体的には手書き文字や電話の音声データなどです。

電話音声も手書き文字も、それらを処理するための技術は既存のRPA製品にも備わっており、特にOCRと呼ばれる文字認識の機能を使うと、画像からであってもある程度は文字を読み取ることもできます。しかし、毎日行う業務を完全に自動化できるかというと、まだまだ難しいというのが現状です。(2019年1月現在)

紛らわしい漢字は読み間違えることも。。。

また、インプット情報やアウトプット情報が非定型で毎回変わるというような場合もロボットでは対応が難しい業務といえます。

RPAのデメリット2 ロボの管理が必要

ロボットを作成した場合、管理が必要となります。あまりにも頻度が低い作業などはロボを作ったり、管理する手間に比べて自動化で得られる恩恵が少ないため向かない業務と考えられます。また、頻繁に修正が入るような作業も変更のたびにロボのメンテナンスが必要となり、RPAの対象には適しません。

<業務の例>
・顧客によって違う対応をしなければならない業務
・発注先毎に違う伝票を使わなければならず、発注は年に1回


第2回では、RPAでできること・RPAに適した業務の特性・RPA化すべき業務領域について解説しました。 次回の第3回ではRPA導入案件の基本的な進め方について、ご紹介したいと思います。

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