かなりピンポイントな記事となりますが、TOEFLの受験を予約した後にパスポートの更新をしなければならないという状況に陥ったので、対応時のメモを記録を残しておこうと思います。
筆者の状況と対応方針
最初に、現在の筆者の状況は以下のとおりです。
・19年6月11日に本記事（初版）を執筆中
・TOEFL本試験の受験を複数3回分、予約中
6月15日、7月6日、7月20日
・現在のパスポートの有効期限が19年7月30日
という、なんともパスポートの有効期限を忘れたタイトなスケジュールを組んでしまいました。7月20日の本試験が終わってから切替を行うと、期限内にパスポート更新が完了しない可能性が高いため、6月15日の本試験後～7月6日の本試験前に切替を行うことにしました。当然、更新後のパスポート情報はETSには申請する必要があるため、そのための手順を記録しておこうと思います。
TOEFL申込み後のパスポート更新（切替給付）の流れ
１．ETSに確認
まずは、ETSにパスポート切替が可能か確認しておきます。これがNGなのであれば全ての計画がご破算です。
確認事項は以下の２点です。
１－１．試験予約後のパスポート切替給付の可否
１－２．１が可能だった場合の必要な手続き
確認次第、結果をもとに追記します。
19/07/17追記：
ETSのサポートセンターに問い合わせをしてみたところ、「パスポート番号を取得し、試験前日までにマイページから更新すればOK」という回答をいただきました。電話受付でも変更可能なようです。さらに、万が一、当日までに番号の変更手続きが間に合わなかった場合であっても、有効なパスポート（つまり、更新後のパスポート）を持参すれば受験自体は問題なく出来るとのことでした。NicolのようにTOEFL受験期間の間を縫ってパスポートの期限切れを迎えるという人は稀かもしれませんが、これで、パスポートの期限切れが迫っていたとしても心置きなく予約を入れておけますね。
[TOEFL] マイページからパスポート番号を変更する手順
一応、マイページからの変更方法も記載しておきます。
まずはマイページにログインして、右上のメニューから[Identification Information]を選択します。
登録されている証明書情報が表示されますので、パスポート番号を変更して、画面下部の[save]を押下します。
ただしく更新されたことを確認して完了です。
翌日の試験に反映するためには試験前日まで、とのことでしたが厳密な時間はわかりませんので、変更する時間によっては反映が間に合わない可能性があります。 念の為2日前までに変更しておくことをオススメします。
２．パスポート申請～更新
パスポートを更新して、新しいパスポートを受領します。こちらは、概略を次項でまとめたのでそちらを参照ください。
３．本試験受験
受験時の注意事項などがあればこちらで共有します。
パスポート更新手続きの概略
パスポート切替発給の手続きについて概要ポイントを整理しておこうと思います。
～申請編～
パスポート切替発給（更新）は住民票のある場所（住民登録のある地域）で行う。下記の書類を揃えた上で申請窓口の営業時間内に直接窓口に行って申請を行う。
・地域によっては代理人による申請ができる場合もあり。
・有効期限が1年未満になったタイミングから切替発給の申請が可能。
＜パスポート切替発給の申請時に必要なもの＞
・パスポート 1部
現在使っているパスポート。有効期間中のものが必要。有効期限が切れると新規発行となり手続きが大変になるので注意。
・パスポート用申請用の証明写真 1枚
規格が厳しく、受領されないと手間がかかるので、写真屋さんで撮ってもらうのが無難。
・一般旅券発給申請書 1通
必要事項を記載し提出。
外務省のWeb上で必要な情報を入力すると作成できる。PDFをダウンロードして、印刷すると簡単。
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/passport/download/top.html
使い方は以下に丁寧に解説されている
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/passport/download/howto.html
※注意事項
発給申請書に汚れや破れなどがあると受け付けてもらえません。特に、ホッチキス留めしたりしていると、穴が原因で受領してもらえないケースがあるそうなので注意！
・住民票 1通
写しでOK
・戸籍謄本（または戸籍抄本） 1通
※戸籍上の表記が変わる場合（結婚で名字が変わった、本籍地を変更した）などの場合のみ必要
～受領編～
更新までにかかる期間は約1週間（営業日ベース）。更新の申請から1周間程度で更新後のパスポートを受け取ることができますが、余裕を持って2週間程度見ておいたほうが良いと思います。
・代理人が受け取ることはできない。必ず本人が窓口に行く必要がある。
・平日の窓口営業時間内で無いと受け取ることができない
平日のみなので、会社に務めている人は業務調整が必要ですね。
＜パスポート切替発給の受け取り時に必要なもの＞
・受領証
申請を受け付けてもらった際にもらえる証書です。
・収入印紙＆収入証
必要額の収入証紙及び収入印紙を受領証に貼付する。
10年の場合は合計16,000円、5年の場合は11,000円必要（19年6月11日時点)
収入印紙は郵便局で購入可能。コンビニでも売っているが高額のものは扱っていない場合も多いので郵便局で事前に用意しておくこと。市役所に併設されているお店で取り扱っている場合も多いようなので、パスポートの申込みをした直後に購入しておくと良いと思います。
費用を抑えたい場合は、金券ショップやオークションなどでも購入できる模様（こちらは未確認です。）
パスポート受領後
無事にパスポートを受領できたら一安心。当日は新しいパスポートを持って試験会場へ行きましょう。事前にマイページからの変更が完了していれば、予約時と番号が異なっていたとしてもこれまで通り本人証明の手続きが可能です。
古いパスポートは念の為取っておこう
古いパスポートはIC部分に穴が空けられて返却されます。
（有効期限が残っていたとしても）パスポートとしてはもう使えませんが、これらは念の為取っておきましょう。日本国内で必要な場面はありませんが、海外に行く場合に国によっては過去の渡航歴の提出を求められる場合があるそうです。その際に昔のパスポートはとても有効な証明となります。Nicolは新しいパスポートを受け取った後すぐに、封筒に入れてゴミ箱に突っ込んでしまいましたがふと思い立って上記の事実を調べた後、慌てて取り出しました笑
自分自身が、パスポートの有効期限をぎりぎりまで気づかずにどうなるんだっけ？と困ったので同じように困っている方の参考になれば幸いです。
コメントを残す