【Todoist】2017年の年次レビュー機能で振り返り行ってみた

本記事ではTodoistの年次レビュー機能で表示されるレポートの内容と、使ってみた感想を紹介します。

 

 

coyoは個人用のタスク管理ツールにTodoistを使っています。Todoistは自宅のPC、会社のPC、モバイルと複数のデバイス間でTodoを一元的に管理することができるため、個人のTodoを管理するのに非常に有効です。

 

 

いつものようにWeb版のTodoistにログインすると、「2017年の年次レポートが作成されました」というアナウンスが表示されていました。Todoistにはタスクの集計や生産性の算出を行ってくれる機能がありますが、これまでは単にTodo管理の用途のみで利用しており、これらの機能を利用していませんでしたが、興味があったので見てみることにしました。

 

結果から言うと、結構面白い!そして、2018年もTodoistを使ってタスク管理を行い、生産性を高めていきたいという気持ちにさせられました(←単純ですね笑)。本記事ではcoyoのレポートを参考に、年次レビュー機能を紹介したいと思います。

 

年次レビュー機能はTodoistのアカウントを持っている人ならば以下のリンクから閲覧することが出来ます。

Todoist年次レビュー機能(2017年)

https://todoist.com/review/2017/login

coyoの2017年の生産性レポート

さて、早速どんなレポートを表示してくれるのか、画面を使って説明していきましょう。ちなみに、coyoは2017年にTodoistを使い始めました。最初は、手帳や他のデジタルツールと並行して利用しており、2017年の7月頃からTodoistに一本化しました。

 

完了タスクの総数

最初に、完了したタスクの総数です。coyoは2017年は1830件のタスクを完了しました。

これは個々人が管理するタスクの粒度によっても変わるものなので、人と比較することにあまり意味はありませんが、自分が普段Todoistに登録して管理しているタスクの数をイメージすると、何もやっていないようで意外とやることは出来た一年だったんだなぁ・・と気付かされます。

 

また、使い始めたのが年の途中からであったため、日/週/月毎のタスク完了数はもう少し多めになります。

 

 

月別の生産性レポート

次に、月ごとの生産性分析の結果です。完了したタスクの総数が表示されます。coyoが最も生産性の高かった月は8月で、371件のタスクを完了しました。

自分では特に意識していませんでしたが、8月が最も多くのタスクを完了していました。日当たりでいうと約12件のタスクをこなしていたことになります。思い返してみると、この頃は色々なプロジェクトを並行して進めていた上に、立ち上げ時期でバタバタしていたこともあり、こんな結果になっているのだと思います。このように、生産性の背景にある要因を分析するための一つの材料としても便利ですね。

 

曜日別の生産性レポート

次に、曜日ごとの生産性レポートです。coyoが最も多くのタスクをこなしている曜日は月曜日で、2017年の月曜日に完了したタスクの件数は362件でした。

これはおそらく、週次報告資料の準備や、その週にやることの整理、申請などの手続き系などを月曜の朝一にまとめて行うようにしているからだと思います。感覚的にはわかっていましたが、数字で出されると面白いですね。

 

時間帯別の生産性レポート

次に、時間帯別の生産性レポートです。個人的には、これが最も有益な情報でした。coyoの生産性のピークは10:00でした。

これは、自分では全く意識していなかった観点です。他にも、タスクを多く完了している時間帯と、そうではない時間帯が顕著で、自分の一日の時間の使い方が見えてきます。

 

coyoはその日やるべきタスクは出来る限り午前中に全て完了させるように調整する。というポリシーを持っており、午前中に一気にタスクを片付け、午後はミーティングや次の日以降の準備、情報のインプットに使うように心がけています。その結果が上記のグラフです。出社してから10:00までの間に多くのタスクを完了しており、一見、方針に沿った行動が取れているように見えますが、改善点も見えてきます。

 

もう少し、分析してみます。

まず、朝のタスクの山は11時台までずれ込んでいる場合があり、「午前中でやるべきことをすべて片付ける」ための余裕があまりないように思われます。また、日中オフィスに居ると、どうしても声をかけられたり、電話を受けたりといったインタラプトが増えるため、午前中を余裕を持って過ごすためにはもう少し、タスクの山を左に寄せ、朝型にする必要がありそうです。

 

 

18:00~20:00の間に発生している山(青で囲った部分)は、「会社を退社する前にするTodo」が現れてきています。具体的には、翌日のタイムスケジュールのチェックや、オフィス退館前のセキュリティ関連のチェック事項の確認などが該当します。これは、毎日会社を出る前に必ず行うため、数が多くなります。これは特に問題ではありません。

 

 

22:00~23:00の間に発生している山(緑で囲った部分)は、同様に「就寝前にするTodo」が現れてきています。ここでは、翌日の持ち物の準備確認や、筋トレ・ストレッチなどを登録しています。これも、特に問題はなさそうです。

 

その他の分析結果

最も多くのタスクを完了/延期した日や、日次(週次)でゴールを達成した日が連続した期間を分析してくれます。こちらは、参考程度ですね。

 

 

獲得カルマポイント

「カルマポイント」とは、Todoist内で期限内にタスクを完了させると貰えるポイントで、ゲーミフィケーションのための要素です。coyoの2017年の獲得カルマポイントは12372ポイントでした。

あと7578ポイントでグランドマスターに達するらしいですが、達成すると何があるのかはわかりません笑

 

また、自分が完了したタスク量を他のTodoist利用ユーザと比較した結果も表示されます。coyoは、思ったよりヘビーユーザー(ないしは、タスク粒度が細かい)であるようです。

 

 

トップ10%のTodoisterには賞品が提供されるようです。

限定壁紙と、Brain.fmとFreedomの30%ディスカウントクーポンでした。どちらも、私は利用していないサービスですが、折角なのでどんなサービスなのか調べてみました。

 

Brain.fmを一言で説明

脳科学の観点から、脳を活性化させ集中力を高める音楽や、逆にリラックスさせる音楽を配信するサービス。

Freedomを一言で説明

生産性を阻害するアプリやソーシャルメディアを一時的にブロックすることで目標達成への集中力を高めるためのサービス。

 


 

どちらも、面白そうなコンセプトのサービスですね。特に、Brain.fmは一度、使ってみたいと感じました。一応、この場ではクーポンコードは伏せておきますが、興味のある方はTwitterなどでDMいただければ、お譲りします。

 

 

ちなみに、Freedomは新年限定でもっと割引率の高いクーポンが発行されていました笑。こちらは公式サイトで公開されているため誰でも利用OKです。

freedom – 40%OFFクーポン「NEWYEAR」

https://freedom.to/

 

おわりに

いかがでしたでしょうか。自分で集計するのは面倒ですが、こうして自動で統計を表示してくれると、ついつい見てしまいますね。昨年の振り返りから、行動につながる新しい気付きを得ることが出来たので、2018年は年初からTodoistライフを送り、さらなる生産性向上を目指したいと思います。

 

 

 

 

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